「高级摸鱼党」都懂的10个办公室秘密:

一周进步 2020-09-17 07:30









文 / 一周进步 · Cherry

一直以来我们都在坚持给大家推荐实用工具,但我最近发现一个事情很有趣。

很多工具因为使用频率不高,大家下载之后,就丢在手机电脑里吃灰了。

最高频出现的问题,像在办公室常用的同步文档、快速阅读文章...我们以为大家知道,结果不是。

所以这期准备把以前困扰过我的一些办公问题,还有大家在工作中可能会忽略的小细节,拎出来解决~

文末附彩蛋,一起摸鱼 🐟🐟🐟


01. Office

带回家做的文件,第二天经常会忘记保存到云端和U盘里,放在家里没带就很惨。


这个时候,打开 office 文档,点击页面右上角的「共享」


将文件保存到 Onedrive 中,就能在不同设备的同一 office 账户下访问。



手机 Microsoft office 中,也可以查看云端文件。分享到微信和 QQ 等等手机应用上,变得非常方便。

手机 Microsoft office 在酷安 APP 中下载

在手机和电脑上,都能创建共享文档的链接。链接通过灵狐浏览器打开(或者自己去墙),在网站上也能编辑文档。



同步功能需要随时用 Ctrl+S 刷新保存,才能在页面中看到别人最新编辑的内容。

共享文件不论在网页端,还是在本地的 office 中编辑,原 PPT 所使用的特殊字体不会丢失香。



Excel 同步共享可以使用腾讯文档,Word 这类文档的协同编辑可以用石墨文档。

但对于 PPT 同步来说,微软 office 利用 Onedrive 实现同步,非常高效。


02. 保存

如果你将 office 文档储存到 Onedrive 里,但忘记保存了也比较麻烦。

所以一定要在文件的设置中,将自动保存时间缩短到 2-5min 内。


电脑突然关机重启黑屏这种小概率事件发生,你也可以把损失降到最低。

如果你也是常年在公众号后台搬砖的编辑,安装新媒体管家,随手 Ctrl+S 把码字进度更新到 2 分钟内。

也许就能让你在某一天,远离熬夜赶稿的苦~海~



03. 桌面

前面介绍的 WPS「桌面云同步」功能,会帮你自动同步桌面文件的所有文件夹。

但是你的电脑桌面是这个样子 👇 同步文件夹,只会让你本来就不整洁的桌面,雪上加霜。


很多小伙伴整理桌面喜欢用各种工具,但我还是觉得整理电脑桌面就像收拾房间,只有自己理的才能找到。

这里分享一个方法:创建 4 个文件夹

1. 工作常用的文件,放在同一个文件夹中;
2. 为一件事创建一个文件夹,完事之后将重要文件储存云端备份,并删除本地文件;
3. 临时保存到桌面上的文件,移入等删除;
4. 重要文件备份到云端,移入待备份;

5. 高频打开的文件,放到桌面随时用;
6. 经常访问的应用程序放在状态栏,其余全删除,通过菜单栏打开;
7. 每周末删除、备份不用的文件。

状态栏:左下角菜单中,点击右键,固定到任务栏

如果你不想对桌面进行改造,安装 Listary 来帮你搜索电脑中的文件,会比你徒手查找快得多。

Listary 使用方法可以查看:这十个工具,替代流氓软件最最合适!


04.截图

我们都知道用快捷键来截图,想要截取上面那种↑操作程序的界面。

用 QQ 和微信的快捷键截图,都会让界面消失。



这时可以用到键盘上的 Prt Sc 快捷键,截取全屏,再粘贴到 PPT 或者聊天对话框中进行裁剪。

另外用截图神器 Snipaste 按住 F1 键也可以。


了解有关截图工具的使用,可以查看:

不用 QQ 聊天之后,它变成了我使用频率最高的工具箱。



05. 微信

“在你不能改变他的时候,只能改变自己"

上班用电脑的时候收到语音信息,会想骂*话。

这时候可以启动微信 pc 端功能——语音自动转文字。在「设置」中勾选「聊天中的语音消息自动转成文字」就行。


如果你从没用过这个功能,应该是没有在设置中勾选「有更新时自动升级微信」。

而微信自动下载聊天文件的功能,日积月累会占据大量内存空间。

在聊天记录中通过访问文件储存位置,可以查看和删除微信自动帮你下载的无用文件。

如右 · 同事电脑微信,默认下载的文件

在设置中取消勾选「开启文件自动下载」,同时将文件默认保存的位置改到非C盘的文件中,减轻电脑的内存负担。


文件储存的问题,在手机上其实还有个更简单的方法:

用 QQ 浏览器。


QQ 浏览器广告推送多的问题,还可以在设置里关掉「通知栏消息」。

如果你把 QQ 和微信当作唯二的聊天社交应用(废话),其兼容性极好的优势,是很多浏览器比不上的。

浏览器-文件栏中的小工具合集

打开「文档自动备份」功能,你在微信和 QQ 上浏览过的文件,会自动备份到浏览器的云文档中。

再也不会因为文件过期和丢失,去找同事要源文件被嫌弃了。


浏览器还提供了文档编辑功能,编辑内容、查找关键词、导出长图/ PDF 文件,在线转化为腾讯云文档,邀请好友协作。

用在微信和 QQ 的聊天框内,就能解决。

所以别黑 QQ 浏览器了,他只是没取对名字而已。


06. 搜索

问人先百度。问人先百度。但其实在我们公众号历史消息中就能搜到的内容,也用不上浏览器。

像怎么给证件照抠图,我们已经写过一堆教程了。


所以“专门的工具,搜专门的事”,搜索的质量会蹭蹭提升不少。

搜名著的读后感,在豆瓣读书上的长评,肯定比百度文库里的质量要好得多。

搜理论概述,除了知网这类学术性网站,还可以去得到和微信读书里找。

豆瓣 · 微信读书 · 得到


07. PS 安装

PS 作为互联网人常用的办公软件,但很多人就卡在了安装的路上。

如果只是偶尔使用 PS,用线上版本代替本地的 Photoshop 软件,不占内存也不费电脑。

稿定设计 在线PS
https://ps.gaoding.com/#/


稿定设计中包括了 PS 的基础功能,能上传和下载多格式的文件,用作基础 po 图实用性很强。


uzer.me
https://uzer.me/z/apps

uzer.me 中提供了很多在线办公的应用,像 PS、Ai、PPT 等等都在这里可以用到。



就完全不存在不会安装软件的问题,有时候同时使用人数过多,会进不去。


08. 快速翻页

回到最开头我们提到的“快速浏览文章”的方法,如果你只会用滑动鼠标滚轮。

可以试试 PgDn、PgUp、Home(回到顶部) 和 End(翻至页末) 这 4 个键帽,效率一下就上来了。


快速翻到文章底部

ok!电脑和手机上的分享就这里,如果这些方法你都知道,也可以把文章分享给朋友们,一起纵享丝滑。

因为工具人做久了还是想有些改变,最后两点决定跳出电脑和手机,给大家分享一丢编辑部办公室必备的好物。


09. 健康保健

腾讯医典中提供了一些办公室保健操

但由于动作过大,内向话少的编辑部主要的保健方法还是,喝开水。


自从妮可被安哥安利了柠檬喝水 APP 之后,每天上班都能听见提醒她喝水的夺命闹钟。

但效果确实不错,妮可喝水频次直线上升。

应用除了提醒喝水以外,在主页输入当天摄入的液体,系统会计算你当日摄入的水容量以及卡路里~


像记账 APP 类一样,坚持使用柠檬喝水,也需要自律。

想保护颈椎缓解近视睫毛变翘端正坐姿拒绝小肚腩,就很简单。

随机携带电脑支架,公司和家里建议都搞一个。



10. 办公室除湿

在广州,办公室里备着拖鞋和雨伞会非常有安全感。

买一把单身狗专用伞,小到可以装进挎包里,完全不占地方。


虽然天气预报不准确,但是有总比没有好。

彩云天气 APP 中,预报准确到了分钟级别,在手机中还会显示在你多少公里外正在下雨之类的预报。

在天气预报应用中算比较靠谱,可以用作查看实时天气情况。


除此之外,我们办公室预防意外的方式还有:囤餐具。

经历外卖没有送筷子之后,发现大家开始囤外卖餐具。拍素材的时候还在公司置物架上找到了两套筷子。

事实证明,这些餐具最大的用处是搅拌咖啡和泡腾片。



写在最后

之所以有这些心得,也是因为丢过文件、淋过雨、用百度云下载 Adobe 全家桶花了一天...

而当你遇到办公问题之后,允许自己去找各种应用软件来偷懒。因为工具的起源,就是为了便利。

如果你有其他的办公小技巧,也可以来留言分享~

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