细节决定成败:药品注册研制现场核查中需注意细节大汇总

药事纵横 2020-10-18 20:44

中国道家创始人老子有句名言:“天下大事必作于细,天下难事必作于易”。意思是作大事必须从小事开始,天下的难事必定从容易的作起。在平时的工作生活中,相信每个人都经历过“丢失了一个钉子,坏了一只蹄铁” 的事情,可见大礼不辞小让,细节决定成败,毫不夸张的说,这是一个细节致胜的时代,认真的细节执行,即使是对一个平凡的试验人员,每天能把重复的所谓平凡的小事做好,本身就是一种不平凡的伟大。非常有幸,团队呕心沥血研发三年的一致性评价项目终于熬到了核查阶段,作为一个平凡的研发人员,能够躬行实践的接受这一次一致性评价研制现场核查,也算是一次逆境成长,现将核查过程中非常细节的问题一一列举与大家分享,主要从以下四个方面:

1 平时需要注意的地方
决胜法宝:所有数据都要做到真实,只有真金才不怕火炼,钻石都没有用

1

着重审核的分析资料:分析方法筛选与优化,方法学,稳定性,参比制剂的反向工程,分析方法转移与方案,原辅料相容性,特别是0点样品测定的数据核对,说白了就是申报资料中的所有数据都是核查老师着重关注的数据,申报资料上的原始数据在申报材料中统统有溯源,建议写申报资料时就备注一下数据在原始记录第几本第几页。

2

参比制剂、原辅料,对照品的一级二级台账,特别是参比制剂必须明确每一粒的来源与去处,详细到原始记录的第几本第几页。另外与财务室的购买入账时间,数量也要一一对应,各项台账目录清晰有条理,不能出现逻辑错误,要不然死的很惨。

3

原始记录中出现的偏差或者复测在说明原因时一定要科学严谨慎重,理由要充分,不能随便复测,不能没有找清楚原因就盲目复测,一定要先找到原因有必要再复测,未找到原因随便复测解释起来自己都相信不了,还指望老师相信,天荒夜谭!举例1:稳定性含量12月含量98.7%,第一次含量数据觉得不完美,复测了5份,觉得偏差不够完美,又重新换人复测5份,10份数据来个大平均,不要太完美,不好意思,老师不认可!;举例2有因复测理由要充分。例如第一次试验仪器凌晨当机,第二天复测,复测发现数据不符合常规,发现制样顺序错乱,第三次重新制样复测(需要注意,1第一次第二次舍去的数据原始记录中也需要附图,并且原始记录中必须要说明复测理由,理由要充分合理;2凭什么说发现样品顺序错乱?答:试验未完成,配制样品未倒掉

4

仪器使用台账与原始记录一一对应

5

稳定性的溶出图谱也是要打出来

6

单机版数据要溯源

7

分析方法转移,方法学验证,稳定性实验方案与报告必须有

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原始记录上的小数点与申报资料保持一致

9

excel表格需要验证,如何验证?

10

方法学验证完成后需要做确认

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原始记录目录面写清楚实验项目,所使用仪器,及时间,原始记录当前记录页写清楚序列路径,特别是溶出曲线原始记录没有附图的记录

12

物料交接单特别是参比制剂,交接过程中的物流信息,票据保存好,建议物流公司有专人邮寄,统一保管好票据。任何交接,及时是内部交接也要有痕迹,出问题了方便溯源。

13

参比制剂发票原件全部附上,注意检查公章

14

数据可靠性验证工作做没做?谁做,怎么做?

15

一个项目用了17台仪器,数据如何管理,瞬间让你蒙圈!一个品种尽量在固定的仪器上运行,最好项目组里面的仪器进行调配,不要祸害太多仪器,记住,欠债迟早都是要还的!

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液相PQ强检两年一次,公司内部一年一次,强检谁签名不要随便签

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中断的序列也要打印出来,雁过留痕,你岂无痕?

18

所有仪器不是专属于某一个科室的,其他科室的同事使用仪器也要有使用记录

19

色谱柱的管理流程有没有?今后如何管理

20

写申报资料时,各个部分的数据居然不一致,好可怕!老师一定会打破沙锅问到底!

21

核查老师有时会让甲乙双方准备好当天需要的资料,甲方有时没有给乙方,我们要主动要

22

平时使用的参比对照空瓶及包装都要留下来,不能随便丢弃。

23

平时试验的数据要及时总结,特别是稳定性数据。

24

过了一段时间后重新处理的谱图也要写试验记录做出说明

25

小试处方确定后的样品都非常重要,格外重视。

26

制剂室合成室送给分析的请检单双方都要仔细核对,检测项目和数量批号等是老师非常关注的地方

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订购的对照品数量需要核对,避免缺斤少两。

28

仪器使用没有永远都是正常,使用,清洁,维护,维修做好记录

29

物料的发放日期,数量,交接双方,退回日期,退回数量,特别是参比制剂要有记录

30

向核查老师交代清楚甲乙双方各自完成的试验项目,涉及的主要设备,原辅料来源,试制场所,委托研究或者检测的项目及承担机构情况

31

参比制剂的接收、发放、使用记录或凭证在核对无误后建立准确无误的台账,按规定保管好,拍照存档

32

平时研究过程中的分析思路也有有条理,所有研究项目需要有阶段性总结。

33

不要穿短裤。衣服或者裤子最好有一个大口袋,方便携带手机和笔记本,没有口袋,到处找手机,找笔记本,找笔。

34

如有其它项目组借用对照品,其他项目组也要做好相关台账

 

2 核查前的准备
决胜法宝:万事俱备,东风都不需要等
1
科室之间平时工作的运作流程要先跟核查老师明确清楚,例如分析室制剂室的请检单与检验报告,时间,逻辑关系是核查重点
2
核查前具体的工作安排是怎么样的?核查现场查找资料,回答与项目有关的问题,分析方面的共性问题等工作安排
3
及时建一个核查现场与幕后交流群,方便交流,交流群中的文字或者图片不要给核查老师看,保存在其他地方再给老师看
4
出发前最好带上个人电脑,核查时经常有东西需要打印,提前了解身边环境,及时寻求甲方同事帮助
5
头一天晚上想想老师可能会问到的问题。重大问题项目组讨论后深思熟虑组织好语言再回答,保持口径一致
6
各国药典标准,药典对比事先准备一份,有发补文件的项目的也事先准备好
7
任何人代表公司核查,也需要老总的法人授权
8
所有仪器的编码事先准备好
9
参比制剂发票,一次性进口批件,与代理商的协议,审计报告,以上原件要全部寄过来,寄过来要确保不能弄丢。或者送过来。
10
资料如何运送,需要考虑周全
11
列清单交代清楚甲乙双方各自完成的试验项目,涉及的主要设备,原辅料来源,试制场所,委托研究或者检测的项目及承担机构情况等
12
原始票据、委托合同等齐备(如有委托),主要研究者在场
13
产品的时间轴要介绍清楚
14
原有处方与现有处方的不同点,优缺点,有哪些改进?
15
涉及到多个参比制剂的情况下,时间轴,哪些工作交代清楚。
16
参比制剂也许不能上火车,事先邮寄,有的火车站是不可以用无制动功能的拖车的,拼体力的时候了!


3 核查过程中的注意事项
决胜法宝:沉着冷静,回答之前想三秒
1
核查幕后远程视频连线人员慢慢说,想好了确认之后再说,一个人回答问题,其他人不要干扰;远程连接的同事拍摄视频或者图片一定要清晰,不要太随意
2
记住核查的第一天老师会给你一个下马威,就像新官上任三把火,全程对老师提出的问题要重视,最重要的是要反省,避免下次再犯!但是有的时候又不能重视过度,例如老师提出了一个问题,你当时答不上来,可以提出考虑后再回答,或者确认后再回答,如果过了好久,老师对这个问题也没有太多的追究,也可以不用主动去回答,特别是多个老师同时突击一个回答问题的人,有的特别善良的老师真的就忘了,或者觉得问题也没有那么重要就放你一马了。但是请记住,并不是所有的老师都那么善良!对待老师的问题一定要重视。回答问题时提供给审评老师的信息不是越多越好的,老师没提出来的尽量不要提供。
3
当老师回答的问题不太好用语言解释,可以下来整理,用文字的形式表示出来,图谱表格事先整理好,打印清晰,核对清楚,特别是带文字性的表格图谱,用透明文件夹整理好,让老师感受到我们非常重视老师提出的问题
4
涉及到很多规范性的问题,已经无法更正,我们不要试图解释,更不要临时编造,牵涉出更多的不合规的问题!
5
老师需要什么资料留给什么资料,不要一股脑儿全部给出,老师压力也很大,本来不想看那么多,你全部给上了,他就不得不看一下
6
回答合规性的问题的时候,我们要勇于承认自己的不合规,勇于承认很重要,不要解释更不能辩解,就像老师批评你在实验室没有穿白大褂,你下次一定要穿就行了
7
回答问题时声音不要太大,其他老师听不清
8
拍摄视频时不要给老师过多的其他信息,例如老师要看天平室,人在办公室,人走动的过程中手机摄像头朝下,给老师需要的信息就可以。远程视频看序列,手机横屏,拖动慢一点,说慢一点,老师问什么说什么,不要抢答!向戴正琳和柳旭学习。
9
说话多注意老师的情绪,老师说"这记录翻的太崩溃了",或许来一句老师,让您受累了发现老师也变得可爱了!
10
老师也是人,找到我们的缺陷是老师的工作,让老师找不到缺陷,是绝对不可能的!记住这一点!
11
带到核查现场的资料一定要列好详细清单,有去无回,你赔不起
12
当天核查完了,及时通知远程幕后同事,你下班了,他们神经也在紧紧绷着,他们也需要下班
13
核查现场远程同事不要老打电话给核查同事,有事微信说,钉钉说,老师都应付不来了,估计对你会有所怠慢。
14
准备好的资料在群里吼一声,免得大家都在找,浪费宝贵资源和时间
15
核查期间乖乖上班吧,是没有周末的。
16
不要随便给老师临时准备的资料,记住,老师有火眼晶晶,很容易发现问题。
17
遇到刁钻的老师,好可怕,就像犯人遇到审判官,但是不要紧,只要你是清白的,没造假,数据妥妥的真,任凭老师再认真,黑也成不了白!感谢这样刁钻的老师,要不然你永远无法深刻理解你做的有多么的不好!
18
每天核查老师都会布置相应的任务,我们一定要保质保量的完成,如果不能及时完成,我们可以向甲方领导寻求帮助,这时不要分甲乙双方,我们就是一个团体,项目通过是一致的目标
19
核查过程中,核查老师发现有疑问的原始记录当着老师的面是不可以带出核查现场的
20
如果老师指出是真实性问题,貌似很有道理,不要被老师吓唬住,打死不能承认。
21
问到参比制剂的时间,有的狡黠的老师可能会把你网沟里带,自己思路千万要清晰,没搞清楚千万不要盲目承认。
22
科学性问题不辩解,回答之前项三秒,事实性问题按法律法规,回答问题不求完美,即使知道答案也要谨慎回答,不求完美,不知道的事情不要瞎说。

 

4 核查后的感想与建议
决胜法宝:细节决定成败,平时就把工作做到位
1
原始记录太原始,尽早改进,三年的记录,搬到核查现场,很容易散落,希望公司对员工提出要求的同时尽可能的多想一些办法,优化流程,使任务更加人性化,合理化。使工作更有效率。
2
核查是非常正规的事情,从上到下齐心一致,团结就是力量
3
核查前可以进行一次简单的模拟核查,帮忙找茬!
4
相信我说的话,核查前我也是一个稀里糊涂的小小白,残酷的核查现场让我无比尴尬,崩溃,但是不管我们以前做的有多么不好,但是,从现在起,及时改进。

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