给领导送文件,怎么能体现高水平?【原创】

办公室的秘密 2020-11-23 11:09

石头说

在某些大单位,往往都是科长或处长亲自呈批送文件,为什么呢?就怕年轻人说不清楚,把事情搞砸了。

 

呈批文件看上去是件小事儿,但其实里边的学问很大。

尤其对个人来讲,呈批文件还影响领导对你工作能力、个人素质的看法。送个文件,怎么体现水平呢?

01
要吃透文件

要弄清楚:发文单位是哪里?主要内容是什么?要求是什么?涉及到本单位的任务有哪些?知晓范围是哪些?

你提前对文件进行熟悉,呈批时简要进行汇报,领导省事你也把文件送好了,何乐不为?


不然,领导问到,你一问三不知,不被骂才怪呢。


还有就是,要反复校正文件。


校正内容有:是否缺页,是否有错别字,页码编号是否连续,字体是否一致,有无空白页,有无打印不清晰页等。




02

形象要注意


都是成年人了,更要注意自己的形象。


比如,个人仪容仪表方面,着装、胡子、头发等,平时就要按要求整理好。


不要觉得不修边幅是个性,不拘小节是成大事者的共同品格。


那样的话,只会给自己找麻烦。


特别是很多领导,对下属仪容仪表看得都比较重,你标新立异的话,领导不训你训谁?


再比如,个人卫生方面。


有的人平时喜欢嚼槟榔、抽烟,还喜欢吃大蒜,又不注意及时清洁口腔。


他们往人群中一站,异味扑鼻而来。


试想一下,你满嘴口腔异味在领导面前呈批文件,领导心情会如何?


还有就是,汇报声音不要太大、语速不要过于急促,不然领导以为你在急他呢,势必会反感你。


汇报时,要站有站相坐有坐相,你跟领导的距离最好保持在1.5米至2米这个范围内,这是一个心理安全距离,不至于距离太远觉得陌生,更不会因为距离太近觉得压抑。




03

细节要把控


我们既要关注文件本身,更要关注文件以外的事物,要把控好细节,不能顾此失彼。


比如,手机要及时设置为“静音”或“振动”。


不然,领导正看着文件呢,你手机铃声突然想起,有的领导难免会认为你“不尊重他”“不注意细节”,会对你印象不好。


要准备好本和笔。


有时候,领导会有工作要求与提示。


准备本和笔的好处是,可以及时把这些记录下来,以便后续抓落实,这也是对领导的一种尊重。


再一个,笔最好能准备两根,并且提前试写保证好用。


如果领导没有笔或者笔写不了了,你可以把笔递给他。


不要三心二意。


给领导送文件时,不要有这些不好的习惯:看手机,回复微信;掏出手机看时间;东张西望等。


不然领导会有想法:呈批文件也就几分钟时间,你心不在焉,丝毫不尊重我。




04

要有眼力见儿


比如,领导正跟其他人交谈呢。


如果文件不急,那就缓一缓、等一等再去呈批。


否则,可以在办公室门口“晃悠”一下,尽量让领导看到你,如果领导示意你过去,那就赶紧把文件送过去。


如果文件非常急,实在不行,敲门经领导同意后再送文件,也未尝不可。


比如,领导心情不好呢,前一个人不小心激怒了领导,而你好不容易在领导办公室排队排到了,是直接跑过去送文件还是?


如果文件不急,暂时把送文件的事情放一放吧。


再比如,签文件时,你看到领导茶杯空着,是给他续杯还是干站着不动?


领导办公室物品摆放乱,你是帮他整理还是不动他的东西?


这个要看领导的习惯来,如果领导不喜欢别人动他的东西,那你还是什么都不要做保险一些。




05

要有灵活性


如果领导不在办公室,文件该怎么呈批?


这就涉及到灵活性问题了。


如果文件不急的话,可以先放一放,等领导回来。


当然,同时要咨询领导司机或其他知情人,掌握领导回来的大概时间,免得耽误事。


如果文件急,那就要电话、微信汇报。


电话、微信跟领导报告时,要注意时间,最好不要在休息时间进行。


一般地,如果想跟领导打电话,电话前,可以微信请示领导,看其是否方便接听电话。


跟领导汇报工作时,要简洁、明了,三两句话就把事情讲清楚,可以这样组织语言:


领导好,我是某某某,现在收到了来自上级某部门的文件,请示您现在是否方便看文件。


需要注意的是,千万不要问领导在哪里、在干什么,更不要给领导提要求诸如“请某个时间前给我答复”等。


这些,你都没资格说。


送完文件,得到领导批示后,千万不要瞎客套、罗里吧嗦一大堆。


说声“谢谢领导”即可,不然会让人觉得你虚伪至极。


呈批文件后,要切实抓好落实,及时跟领导反馈工作进度。


总之,职场无小事,我们要不断加强学习、加强总结,不断提升职场适应力,以展示更加美好的自己。


作者:办公室顾问团 浪子燕青




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