开线上年会,筹备期应该怎么做?

知行晓政 2021-01-14 18:13


线上年会,尤其是带有即时互动的线上年会对行政人来说是个很大的挑战。进入年会筹备期的你是不是有很多困扰?是否有很多事情不知道该从何下手?


别担心,小知邀请到了58同城行政品牌首席官和员工活动负责人——王丽伟老师来给大家做分享!


以58集团「1主会场+11分会场+20000人在线直播观看」的线上年会为例,通过具体的案例来讲解线上年会筹备落地的关键与细节!



一.

线上年会筹备的关键节点



线上年会主要有三大类:录播年会、直播年会、以及直播+线上即时互动。无论哪种形式都要把握好筹备中各个时期的关键节点。


01
筹备期


这样一场重要又大型的线上年会,58集团提前4个月就开始了他们的筹备工作:


*资料由王丽伟老师提供


在这一个环节里,所有事项集中确认,事务繁杂,建议列出一个事项清单,做好进度备注。


02
执行期


执行期里所有脑海的idea逐渐落地,负责人员一定要在心中不断清晰自己想要的效果,让效果有更多的确定性


确认了支持线上年会的各个服务商之后就进入了执行期,主要内容有:邀请公关公司、直播公司和己方进行三方会议,确认分工合作、针对技术难点集中讨论。


明确任务之后各服务商分头执行,统筹组要做好监督工作,一定要及时跟进进度,成员之间相互报备,及时沟通进度。


03
验收期


会前20天,58集团进入验收期。主要安排及内容有:


*资料由王丽伟老师提供


其中,直播功能的验收需要安排懂技术的同学对照需求单一一核对,同时在不同直播会场用不同型号的设备一同测试,并提前准备好协作文档及时收集问题。



04
封稿彩排期


在这个环节,所有的硬性问题都已经被解决,主要工作就集中在节目的串联彩排和互动效果上。


会前5天:主持人定稿不再变动,尤其是年会各项功能和游戏互动规则


会前4天:节目相关的所有素材文件一一核对并封稿,尤其是获奖ppt和安排。


会前1天:年会彩排。这场彩排的关键点按照顺序排列为:技术控台、主控台、节目、内容素材。不管进行到多晚,一定要保证全部彩排完毕。


年会当天:早到现场,再走一次流程



二.

筹备工作的Plan B



线上年会并不像线下那样可以灵活调整,有时一个环节的问题可能会让整场年会都无法进行下去。因此,筹备时,在几个关键节点中一定要做好plan B 甚至plan C 。


 1、抽奖系统故障的plan B 


·先跳过抽奖衔接下一环节

·如15分钟内解决,就在环节结束后继续抽奖

·如15分钟内未能解决,切换成线下抽奖系统

·线上线下抽奖系统要同步,保证数据及奖项都在同一轮

·制定抽奖名额重复时的处理办法(因为线上线下抽奖不在同一个系统中,做不到避重)



 2、互动连麦plan B 


·提前准备好连麦录像

·卡顿30秒以上,切换下一分会场,然后再切换回卡顿的会场播放录像视频

·保证跳转页面的稳定性


 3、主持人共同调整plan B 


·制作一份全流程的简要ppt,只记录关键词。等具体内容确认之后,把确认版本逐渐填充上

·按模块与主持人练习,模拟调整,尤其是衔接与互动部分

·建立一个共享的同步文档,分组对接,及时沟通变更


 4、人数管控plan B 


·线下场地可能会发生人数管控的突发情况

·提前确定可以减去的那一部分人员,以备不时之需



 5、功能故障plan B 


·预先确定指令决策人,避免出现指挥上的混乱

·建立一个故障处理流程并通知到位,比如故障15分钟内未解决就切换下一个等,让人员能够有所准备、迅速反应。


 6、人员分工plan B 


将操作知识与经验备份给其他同事,有备无患。



三.

线上年会问题答疑



在课程分享中,王丽伟老师还针对大家关心的一些问题做出了回答。


Q1:如何确定一场线上年会的预算?

在做线上年会预算时,只知道人数是很难判断预算的。线上年会的花销一般包括这几个方面:平台功能使用、技术支持服务、云导播台、视频采集、推流分发、视频储存以及项目管理等。


其中,观看人数的价格是每人3-10元不等,功能平台使用是每天几千至上万元不等,所以具体需要看自己的需求跟服务商商谈。


Q2:线上年会的设备和分工都有什么?

在设备上要准备:以案例中58年会的需求为例,因为连麦和后台都是由自己的工作人员操控,所以他们共用到了5个独立显卡工作站级别的笔记本、2个视频采集卡、HDMI线2根、扩展坞、路由器、网线等。


在人员的安排上:采集3个机位、导播2人、推流1人、后台助手3人、评论员2人、网络监测人员若干。具体哪些由己方人员负责哪些由直播公司负责,可以双方商谈。


带宽说明:需要准备主线和备线,3-4条50M的即可。一条用于直播、一条用于视频会议、另一条用于备份。


在观看方式上:不建议同一办公区多人同时观看年会。这对网络的稳定性要求非常高,同时观看就会相互抢网,出现卡顿、画面不清晰情况的概率很大。


Q3:线上年会的视觉设计都包含哪些?

线上年会的设计物料,可以根据主视觉延伸设计。包括主视觉、logo、宣传物料、指路牌、ppt模板、场地装饰等。在与设计沟通时要描述清楚需要的物料、相应文案以及尺寸。


*58集团线上年会视觉设计清单

资料由王丽伟老师提供


Q4:线上年会的宣传怎么做?

线上年会宣传需要根据自己的内容来制定时间,比如58集团有员工画像征集、部门战旗征集、主题剧透以及观众礼仪招募等。并需要针对预热环节的内容设置不同的奖品和合适的宣传渠道


*58集团线上年会宣传预热计划表

资料由王丽伟老师提供


Q5:线上形式中,有没有团拜送祝福部分的经验分享?如何在这个环节增加员工参与感呢?

如果涉及的部门和人数很多,一定要提前录,不要连麦。


想要团拜有花样,首先要明确这次团拜视频的目标,比如出镜率、部门定制、部门风采等等。想要有花样,可以定下一个主题让大家自由发挥,筹备组先录好一个视频做示例,让大家清楚地了解筹备组想要的风格。


Q6:抽奖是用红包雨,还是用什么方式更有趣呢?

线上抽奖,如果是在直播间里做红包雨难度非常大;58集团这次用的方案是抽奖雨,平均每一分钟抽一次奖,每轮约有6-7轮。



关于线上年会的分享就到这里啦,希望能够对第一次举办线上年会的你有所帮助!


更多筹备期工作细节,可以去看由王丽伟老师主讲的《线上年会筹备落地的关键与细节》知行公开课哦,点击蓝字即可查看。


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 #今日互动# 


今年你司年会采用了什么形式呢?
如果老板说:今年年会取消
你会:____________?
留言区见!




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