把话“说”清楚，是当代职场人的基本修养

哈佛商业评论 2021-02-23 21:25

小佛爷说

如今的职场极易发生误解，许多交流都是以书面的形式进行的，比如电子邮件、即时通讯。特别是现在，远程工作更多地依赖在线交流，这意味着传统意义上的倾听已经被屏幕上的文本阅读所取代。数字化的交流因缺乏眼神、语调或者肢体语言这样的方式而变得困难。因此，如何在沟通过程中表意清晰且表现出同理心，就显得尤为重要。

不久以前，我们围坐在同一张桌子旁边与同事分享信息，互相倾听对方的想法并作出回应。如今这种交流大半变成了书面形式，比如电子邮件、即时通讯，传统意义上的倾听被阅读所取代。语言学家娜奥米·巴伦（Naomi Baron）说，问题在于我们直接看屏幕的时候理解程度不如打印出来看，我们倾向于浏览和寻找要点，很少完整阅读。而在需要回复信息时，我们会觉得要写的邮件太多、负担沉重，结果最后写出的回复乱七八糟、简短生硬，或者表意不明。

读写对于我们的线上交流非常重要，现在我们有必要设法改善自己的沟通方式。我在《数字肢体语言》（Digital Body Language）一书中写道，认真阅读就是倾听的新形式，文笔清晰则是新的同理心。所以下次你发邮件之前，停下来想一想下面三个问题：

一、我的邮件是否过于简短？

我们在工作中的阅读能力下降，一个更明显的原因是我们往往飞快地浏览，很容易忽略细节。其实很多人并没有自己以为的那么忙。这样匆忙会带来一些问题：速度和与之相伴的焦虑影响了交流时的准确、清晰和尊重。

所以请你慢下来，注意沟通中的细节。如果收到比较长的汇报线上会议情况的邮件，你要针对邮件中具体的部分回应，不要泛泛而论。这代表你投入时间认真阅读了对方花时间进行思考的内容。

职级较高的人发言简短的现象并不少见。草率的信息和邮件、糟糕的语法和拼写错误，传达出一个信息：“我们没时间关注！”某投资银行有个流传已久的笑话，说越资深的人发邮件或发信息表态用的字数越少。你刚入职的时候会写“非常感谢您！”，经过一两次晋升之后就会变成“谢了”。

发言简短会让一个人显得很重要，但也会影响你所在的团队和业务。收到一封匆忙草率的邮件，收件者不得不先花时间理解其内容，导致后续工作延迟，还有可能由于误解产生代价高昂的错误。宾汉姆顿大学心理学教授丹妮尔·古恩拉吉（Danielle Gunraj）表示，我们使用那个最常出现在简短回复里的标点符号——句尾令人提心吊胆的句号，给对方的感觉是缺乏诚意。

举例来说，高管汤姆粗心大意，而且发言简短，在我们办公室里很出名。一次一名直接下属给他发邮件问，“汤姆，你觉得我们这个计划可以推进了吗？还是应该收集更多的信息？”汤姆回复，“可以。”谢了，汤姆，我们可能会执行其中一个，或者两个都执行，或者什么都不干。想象一下，在有人提醒他没有回答问题之前，团队浪费了多少时间用来争论要等多久。

领导力专家贾克琳·科斯特纳博士（Dr. Jaclyn Kostner）提及这种懒散时对高管说：“你们必须抽出时间，否则说明你不适合这份工作，应该让别人来做，或者应该为自己减轻一部分负担，因为你没有理由给别人发看不懂的邮件。领导者不必回复所有信息，但在需要对重要工作做出指示的时候，领导者至少要传达出明确的信息。”

邮件发出之前还要自己校对一下。误解往往源于一句话里漏了一个词，或者标点符号造成了歧义。可以利用拼写检查等校对软件。校对既是习惯，也是一种技能：把传达信息清晰无误作为自己引以为豪的长处，员工就会更加认真对待你写出的东西。

二、我的语气怎么样？

信息的语气传达出的态度或性格，是读写技能的另一个关键因素，可能也是最重要的表达同理心的工具。所以请想一想：看到信息的对方是怎样的人？

我告诉为在线交流而苦恼的客户，要留意自己发出的信息看起来是什么效果。下面用具体的例子来讲解。

我辅导的年轻管理者伊桑讲了自己的一段经历，他与一位高管交流后觉得被轻视、没有得到认可。应这位高管要求，他把提升团队工作效率的详细计划发了过去。计划中提出了一种不同的工作方式，伊桑觉得一定可以帮助团队避免重复工作，并且能进一步提升透明度。伊桑很为这份计划而骄傲，还准备了下次团队会议上要提的具体问题。他期待高管给出积极的回应，或者提几个比较深入的问题，可是高管只回复了一个字母：“k。”

什么意思？k是什么东西？韩流音乐？伊桑十分困惑，觉得自己被愚弄了。这个回复看起来感觉就像伊桑清晰完备的方案根本不值得回应。这位高管有没有思考过伊桑的方案，是不是表示不容置疑地驳回？“k”的意思是允许他着手推进，还是委婉地表示他这套东西太蠢了并不重要？确切的意思根本无从得知。还有，高管是不是看不起伊桑，只肯用一个字母打发他，别的什么都懒得写？哪怕回复一句乏味的“好的，我稍后回你”都更能表达尊重和注意。

这样的语气问题会损害士气，造成困惑。用一个词（或者一个字母）回复对方辛勤工作的成果，显得毫无同理心。如果没有什么要表达的实质内容，就不要为了回复而回复。如果一时无法认真应对邮件，可以先告知对方自己收到了，并让对方知道你会尽快给出更详细的回复。

三、直接交谈是否效果更好？

邮件和群聊等文字交流方式可能会让我们问出一堆细枝末节的问题。电话、视频或线上会议则促使我们提出正确的问题，而非一个接一个的小问题，还可以同时传达善意，节约大量时间。

一位德国客户告诉我，“我跟一个法国同事和一个印度同事发起邮件来没完没了，他们两个来来回回搞不懂对方的意思。我让他们两个同时跟我开语音聊天，用不同的方式问了几个问题，终于都搞清楚了。”

如果你收到了意义不明的信息或邮件，完全可以考虑要求语音、视频乃至直接见面沟通。如果是敏感话题，请对方打电话过来简单解释，会显得你考虑周全。回应问题之前稍停几拍，非但不会让你显得优柔寡断，还会让对方觉得你在认真倾听、认真对待自己的工作。

在线交流的难点在于无法用目光、说话语调和肢体语言辅助表意。用读写技能代替肢体语言是一项不可或缺的重要技能，用于确保全体团队成员达成一致，通过网络充分发挥工作才能。

关键词：职场

埃丽卡·德旺(Erica Dhawan) |文

朔间|译周强|编校

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