被割100次后,整理了这份服务商对接sop......

群响刘老板 2022-06-23 11:48

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这是刘思毅的第 813 篇原创
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作为一个专门做活动的小公司,群响大大小小办过的活动应该超过 300 场了。

做好线下活动,要协调酒店场地、摄影、摄像、舞台灯光搭建、餐饮、防疫、设计物料等多个方面的供应商,

3 年以来我们积累了大量的实战经验。

这个实战经验的集大成者来自我们的设计师,也是我们线下大总管,飞哥。

上次群响双月会我们的活动负责人徐鹏飞老师分享了每次群响能办好「超出预期」的活动体验的核心绝招,全体同事都觉得非常精彩,

我把他分享的核心内容整理出来,请各位老板转发给你们办活动的 HR 和专家们!


一、服务商/场地对接全流程 SOP



1、发名片,承接自我介绍。


名片职位不是越高越好,关键负责人就好,表明你是具有决定权的。

比如飞做了一个名片,title 是啥?

群响展会项目负责人,听着不高,其实对展商来说,这个 title 牛逼,能说话就是有决定权。

展商都是什么样的人呢?他们一直在社会上打拼,人情世故特别重,非常看你的 title,看人下碟,所以 title 的逼一定要装够。

2、描述我们的需求,“时间、地点、要求”。


需求一定要清晰,决定好了再沟通,避免以后扯皮。


3、询问价格和档期。


服务商非常会割韭菜,所以在报价的时候要格外地注意!

基本上所有的服务商都是,你好骗你多骗一点,不好骗就少骗一点,但绝对不存在不骗你的情况。

首先你询问价格和档期的时候,他会问你预算是多少,我们一上来一定不能直接报预算,而是让对方先根据我们需求描述提供方案报价,

预算提了就相当于把底就交了,后续很难讲价,

而且讲预算是很有讲究的,当你提的预算低于对方的心理预期时,他们就会把你的服务降低。

当你的预算高于对方的心理价位时,他们就会狠狠地割韭菜,你是大韭菜。

虽然说酒店价格以及印刷价格等等在行业内都是比较透明的,因为你只要办过几次活动就都基本知道。

但是针对不懂行的人,他们上来就会看碟下菜,你预算高,觉得你不懂,然后就随便割你。

真的不存在不骗你的情况,因为他们也是要赚钱的。

4、重复以上 123,3 遍以上,然后多比价。


以综合实力、业务案例进行筛选。

群响这边有三个公司类型是完全不考虑的。

第一个是公司很小,但报价很高,不考虑,因为极其有可能就是一个皮包公司,要么就是心太黑了,肯定不考虑。

然后第二点是公司很小,谨慎考虑,服务经验少,事多。

然后第三点是不签合同不开票的,不考虑。

5、表现自己公司的影响力。


你没看错,当你做完上述四步,你就要开始吹牛逼,开始反向安利了。

啥意思?

就是我们要进一步表达我们的行业影响力,活动频次,影响人群等。

表达合作是对双方的增益,以增益价值去砍价。

报出一个低于我们预算 30% 的价格。

预算就是这样节约出来的。

以增益价值去砍价,就是你能提供的好处,

比如群响就是最牛逼的互联网社群,确实能提供到给他公司的曝光,客户资源以及人脉,那就用这个去砍价啊!

大家对于服务商一定不用客气,该砍价一定要砍价。

6、来回周旋。


时间不紧急的情况下,不要着急确定,一定要来回周旋,极限拉扯!

就是不付款,硬砍价。这是很重要的一个方法,然后当僵持不下的时候再去缓和,

缓和的话术有很多,比如说

「我去跟公司讨论一下是否可以增加预算」

「还要和老板说说,过一段时间再给你回复」

然后一定要过半天再回复他,就和谈恋爱一样,要学会拿捏,不要赶鸭子上架,

然后增加一点预算或告诉他没办法增加,把问题抛给他。

然后再多家比价服务后再确定一家攻坚,预算范围内适当松口。

当然,如果时间比较紧急的时候,

比如后天要活动,现在酒店还没定,那一定要赶紧定,就没时间和他们周旋了,只能行就行,不行就换。


7、签订合同。


每项合作前,尤其要注意合同发票,然后务必要求开专票,必须签合同,多审核排查一切不利于我们的合同条款,然后进行沟通协商。

因为跟服务商那些对接那些合同条款,一定是利于服务商的,因为办活动现场难免有一些意外,关于一些风险,

比如场地因为疫情不能用了,或者现场活动服务商出现问题了等等,

他们一定会把自己的责任写得很低很低。这方面是我们着重要去看的。


8、落地执行


跟进把控需求与的每一项条款,做到心里有数、眼中有尺,沟通拉群,提前确认各个环节的对接人到底是谁,以及联系方式是什么,

出现意外情况一定要知道第一时间应该联系谁,联系不到应该做什么。


9 、不可控因素


当遇到不可控的因素影响时,出现问题,第一反应不要追责,而是解决问题。

这点我是特别有感触的,原来有一次千人大会,24 米的大屏,突然灭了一半,

12 米灭掉了,怎么办呢?

很多人的第一反应可能就是去找服务商哔哔,开骂,真的没有必要,

因为这种确实突发情况,、服务商也是不是乱七八糟的小服务商,可能就是电压的问题,跟酒店也有关系。

所以作为一个项目大会的负责人,首先一定要不能慌,心里要稳住。

先把问题解决掉,后面的问题你该怎么追责怎么追,该怎么骂就怎么骂。



二、服务商/场地对接 3 大避坑指南


然后先分享一些就是跟服务商对接的避坑指南:


1、不要对服务商抱有太大的预期


不能想当然的觉得对方是专业就全然不顾。

你心里要明白,首先好的服务一定是建立在利益对等的情况下,我们的支出金钱不能支撑他的心理预期时,他就是不当回事的。

需要我们强推进,强化重点,落实结果。

如果我们跟他砍价砍得特别狠,他勉强答应了,

因为有活总比没活强,但是他挣的钱不多,就会不好好给你干活,

这时候就需要我们心里有数,每个活动节点强盯着他,才能把这事情做好,不然他真的就不当回事了。

比如会场 1000 平,需要一个好点的音响,我们说“这次活动规模大,音响效果要好,需要好点的音响”,

对方心里想的是,给我什么钱我给你配什么样的音响,能用就行。

最终达成的效果就是音响效果不理想,给我们配的“好音响”其实是一般的音响,而且对方也觉得他们的服务没问题。

那怎么办?就是你心里有数什么是好音响,然后活动开始前自己检查好。

2、服务商对你说的话最多信三分,要有自己的判断。


一般来讲,服务商的话只能信 3 分,对于长期混迹在鱼龙混杂的服务商行业里的人来说。

他们“掏心窝子的话”张口就来,这时万万不可迷失进去,容易被牵着鼻子走。


3、永远不要和服务商成为朋友。


生意是生意,感情是感情,生意如果被感情所裹挟,那这生意做起来会很不快乐。

其实特别是服务商,他们很多想和你公司合作,就会想办法让你走后门,

给你送钱,送礼,找你喝酒聊天,打台球,按摩,反正无孔不入。

我觉得就是生意归生意,真的就是没法搞感情,后面如果真出事了,你也很难和老板解释把事情办好就完事了,别的啥也别多说。

分享给所有需要办活动的操盘手,一起加油~

- End -



今天换个福利,


我把飞这次分享的材料准备好了,各位老板和你们办活动的 HR 和专家们,找我来拿。




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