真正高情商的PM,跨部门都是怎么沟通的?

PM圈子 2022-06-23 17:11

在项目中,跨部门合作是非常正常的,那你就一定体验过,什么叫有心无力,甚至经常完全没有主导权,每个部门的利益诉求不一致,沟通的人员脾气性格也各不相同,甚至相互之间还有很多利益纠葛,导致摩擦不断,冲突不断,责权不清,这个时候该怎样解决呢?


01


“三个立场”面对跨部门沟通问题


任何人,在有绝对权力的情况下,都能做成事情;但你对合作部门没有绝对领导力的时候,很难。


如果你没有权力,或者微权力的情况下,依然能影响别人,组织别人做事,并且能做好,这份出色的能力,才是真正的能力,也才是持久的能力。这种能力,叫横向领导力。要做好横向领导,我们可以从三个立场,来面对跨部门沟通问题。


第一立场:“我”。从个人角度来看,本次沟通我可以获得哪些信息?什么是重要的?此次与对方的沟通,需要达到什么样的结果?别人凭什么帮我?


在沟通的过程中,我需要过程中获得什么信息?对方获得什么信息?双方信息里,哪一部分才是真正重要的,对结果有影响的?


当梳理好这几个问题,就能够以终为始,回到问题本质,避免陷进鸡毛蒜皮的双方拉锯中。



第二立场:“他们”。即站在对方的角度考虑问题。在这里,推荐使用“角色颠倒”法。


所谓角色颠倒,就是想象自己是对方,并试着像他那样思考和说话。可以找本组的同事与你闲聊,闲聊时你扮演另一个人的角色。比如:


这样做对业务部的业绩有帮助吗


我看到这个问题,会接受这个做法吗


这个方法是真的有用吗?


在这样的谈话中,你能逐渐得到一些自己原来不会注意到的信息,进而会产生同理心,明白对方的思路与目的。


第三立场:“看台之上”。这是典型的上帝视角,即用第三者的态度来观察整个事件。


一件事,只有当你跳脱出来,把自己放到看台上,你才能横看成岭侧成峰,感受到不一样的思路。你可以尝试着把自己抽离出来,将这个事件的后果逐一列出来,尽可能详细,甚至可以夸张。


有了这“三个立场”,就可以提升我们横向领导的能力,让我们在跨部门沟通时具备清晰认知。


02


识别关键对话内容,注重及时反馈


在进行跨部门沟通时,一定要识别关键对话内容及问题,及时给予对方反馈,所以在与同事沟通前,一定要想好问题再去,不要去了之后现场想问题,做好准备才能应对沟通中的变数。


其次,还需要确保沟通的信息无误,因为项目经理还需要回到组内传达信息,所以就要保证双方对信息的理解是一致的。所以在进行跨部门沟通中,务必要:


向对方重复沟通信息中的主要内容


提出不明白的内容并要求解答


谈论重点议题时尽量不要打断对方讲话


根据本次沟通,主动确定反馈点及反馈时间



最后不管结果如何,都应该对对方付出的时间和反馈的内容给予感谢,反馈时,可以使用这样的顺序提出:感谢→建议→评价。举例来说,可这样表达。



和你这次沟通,看透了很多事情,谢谢你的用心。


如果这个项目的问题,可以这样进行优化,,看上去会更完美。


你的反馈内容给我留下了很深的印象,太感谢了,辛苦了。



03


关于跨部门沟通的一些Q&A



Q:如果对方不讲道理,不接受提议怎么办?


A:第一,先不做这样的假设,即对方一定是不讲道理的,因为其实你可能会发现,他面对另外一位同事的时候,那位同事觉得他还挺讲道理的。


我们每个人身体里都有一个善的你,一个恶的你。曾经看过一个漫画,把一个人的脑子劈成两半,一边是天使,一边是恶魔。


你会发现其实我们在和很多人沟通的时候,需要努力做的事就是怎样激发他天使那面更好的面对你,而不是恶魔的那面。关键对话是在处理事情,但由于处理事情的对象不是机器,而是活生生的人,所以关注他的心情/状态也非常重要。所以,你不光关注事情推进的策略,还有感受对方心情、状态的能力时,效果会更好。




Q:如果对方不想沟通怎么办呢?


A:给大家两大招:


第一大招,一定要善于创造让对方觉得安全的氛围。

人们什么时候愿意跟你沟通呢?专家发现,是他精神上觉得安全的时候。什么叫精神上觉得安全?先想想我们自己,为什么有的话愿意跟这个人说,而不愿意跟那个人说?


第二大招,会用积极聆听的模式。

什么叫积极聆听呢?比如说,能够提出好的问题,能够有效的映射他的情绪,复述、探寻对方等这些都是积极聆听的模式。如果你既能够建立安全的氛围,又能够有积极聆听的方法,慢慢的对方的话匣子就可能一步一步打开。


如果对方当下还是不想沟通,那没关系,我们可以往后退一步,确定下次的沟通时间,接着来。


跨部门沟通很强的高手可以做到:分享为什么想讨论这一话题,即目的和动机到底是什么?


如果能够让对方更好的理解你的目的和动机不是想指责,是想解决问题,是想更好的面对、减少问题,可能对方戒备心慢慢就会放下来。其次,需要注意的是,更好地有效表达自己的想法和情绪,而不是情绪化的表达。

04


说在最后


人与人的磨合不容易,团队和团队之间的磨合也是,跨部门沟通更是,所以我们每一个项目经理都需要不断学习,精进自己。


-THE END-




点击下方,查看推荐文章

PM这样汇报工作,老板心甘情愿给你加薪

这天,公司来了一个没做过项目的PM……

劝,千万别惹女项目经理!

项目经理注意:00后开始出手整顿职场了!

年薪百万的项目经理都是这样复盘的

推荐阅读